Connaissez-vous le principe de Pareto, aussi appelé loi ou théorie de Pareto ? Vous en avez peut-être déjà entendu parler : il s’agit de la loi des 80/20. Cette loi est basée sur un phénomène qui a été constaté dans de nombreux domaines. Et l’un des domaines dans lesquels cette théorie s’applique le mieux, c’est l’organisation de votre quotidien. Qu’il s’agisse de votre vie personnelle, professionnelle, ou les deux, vous allez constater que ces 80/20 sont presque partout ! En utilisant cette loi pour optimiser la gestion de votre temps, vous allez pouvoir améliorer votre qualité de vie professionnelle, votre qualité de vie personnelle, diminuer votre stress, avoir plus de temps libre, être plus productif, avoir de meilleurs résultats etc. Vous allez voir comment, en raisonnant simplement d’une autre façon, on peut optimiser l’utilisation de son temps dans une journée.
Qu’est-ce que la loi de Pareto ?
Cette loi est déjà bien ancienne, et n’a pas été mise au point par n’importe qui ! Wilfried Pareto, à l’origine de cette loi des 80/20, était un économiste italien du 19ème siècle. Selon sa théorie, 20% de nos efforts produisent 80% de nos résultats, donc les 80% d’efforts restants produisent les 20% de résultats. Cela peut amener à penser qu’on passe en réalité 80% de notre temps à mettre des coups d’épée dans l’eau ! Effectivement, c’est vrai, tout du moins en partie.
Il peut être assez amusant de vérifier cette théorie sur des petits aspects du quotidien. Par exemple, beaucoup de gens portent 80% du temps 20% de leur garde-robe (est-ce votre cas ?). Ou encore, même un « cordon bleu » va, au quotidien, passer 80% du temps consacré à la cuisine, à cuisiner 20% des repas qu’il ou elle aura dans son répertoire.
Au niveau professionnel, dans la plupart des cas, seuls 20% de vos actions vont générer 80% de vos résultats. Mais alors, je brasse du vent 80% du temps ? Bien sûr que non, seulement ces 80% restants méritent d’être optimisés pour générer plus de résultats, ou pour que vous puissiez vous accorder plus de temps libre tout en ayant la même productivité au travail. De plus en plus d’entrepreneurs, surtout les entrepreneurs du web, se mettent à appliquer avec succès cette théorie. En effet, lorsqu’on travaille à son compte, et en plus chez soi, il est parfois compliqué de gérer son temps, de bien séparer le temps de travail du temps personnel etc. Comment peut-on alors appliquer la loi de Pareto pour mieux gérer son temps ?
Se concentrer sur les tâches les plus productives
En premier lieu, faites une liste de vos tâches quotidiennes, en séparant de préférence les tâches professionnelles des tâches personnelles si vous travaillez chez vous. Ensuite, déterminez quelles sont les tâches les plus productives, autrement dit celles qui vous apportent les meilleurs résultats, qui sont donc les plus efficaces.
Ensuite, concentrez-vous tout simplement sur ces tâches. Par exemple, si vous faites de la prospection pour trouver de nouveaux clients, et que pour ce faire, vous utilisez à la fois le mailing et les réseaux sociaux, et que lorsque vous évaluez vos résultats, vous vous apercevez que vous n’avez aucun retour ou presque sur vos mailings, mais qu’en revanche, les réseaux sociaux vous ont apporté de nouveaux clients. Dans un tel cas, il vous suffit tout simplement de cesser les mailings qui vous prennent beaucoup de temps pour peu ou pas de résultats, et de vous concentrer sur le développement de vos réseaux sociaux. N’ayez aucun regret, ne pensez pas qu’en faisant cela vous allez rater des opportunités. Le manque l’absence de résultat prouve justement que vous perdez votre temps !
Hiérarchiser ses priorités
Pour hiérarchiser ses priorités, il y a une notion très importante à prendre en considération. Il va falloir bien faire la distinction entre les tâches « urgentes » et les tâches « importantes ». Alors vous allez sans doute me dire que toutes les tâches importantes sont urgentes, et que toutes les tâches urgentes sont importantes. C’est effectivement l’impression que l’on a quand on a beaucoup de travail à faire. On a l’impression que tout est à finir pour hier, et que tout est d’une importance capitale. Le but de l’utilisation de la théorie des 80/20 est de justement ne pas céder à la panique, car même si tout est important et urgent, il y a des tâches moins importantes que d’autres, et des tâches moins urgentes que d’autres.
Ensuite, il vous suffira d’exécuter en priorité les tâches les plus urgentes puis les tâches les plus importantes. L’auteur Timothy Ferriss explique très bien l’application de cette théorie dans son best-seller intitulé La semaine de 4 heures (c’est mon livre préféré). Vous pouvez aussi trouver une interview très intéressante de cet auteur sur le blog d’Olivier Roland.
N’hésitez pas à rédiger un planning que vous pourrez ensuite respecter à la lettre, afin d’optimiser les 20% de tâches productives et de réduire les 80% de tâches improductives.
Déléguer certaines tâches
Dans les 80% de tâches moins importantes et moins productives, vous n’allez pas tout éliminer ! Certaines restent tout de même importantes, voire indispensables, même si ce ne sont pas celles qui vous apportent le plus de résultat. Si vous travaillez tout seul et que vous pensez que vous pourrez toujours tout faire et tout gérer, vous vous trompez ! C’est probablement à cause de cela que vos 80% de tâches secondaires vous empêchent de vous concentrer sur les 20% de tâches vraiment importantes.
Si ce n’est pas déjà le cas, il va vous falloir apprendre à faire confiance, et à déléguer certaines tâches. Pour ce faire, n’hésitez pas à embaucher des travailleurs indépendants, ponctuellement ou à plus long terme, qui effectueront pour vous les tâches qui vous prennent le plus de temps. Par exemple vous pouvez déléguer la gestion de la newsletter de votre blog, ou encore la prospection, qu’elle soit téléphonique, ou par écrit. De nombreuses plateformes existent pour trouver les candidats idéaux. La meilleure option, qui est aussi l’une des moins coûteuses, est de faire appel aux sites de jobbing, tels que Fiverr.com ou 5euros.com.
Conclusion :
Sans devenir un maniaque du « je planifie toute ma vie », il est tout de même possible de faire un grand ménage de printemps dans la gestion de votre quotidien. C’est d’autant plus urgent si vous avez sans cesse l’impression d’être débordé presque 24h/24. La loi de Pareto qui existe maintenant depuis plus d’un siècle a largement fait ses preuves, et trouve des applications dans de nombreux domaines. Les industriels l’utilisent par exemple beaucoup pour gérer leur personnel, mais aussi leur stock de marchandise, de matière première, leur logistique etc. Les entrepreneurs en général, qu’ils soient dirigeants de grandes entreprises ou freelances sur internet, appliquent également de plus en plus cette théorie, qui présente l’avantage d’être très simple à appliquer, et bien souvent de révolutionner votre quotidien. Imaginez qu’en pratiquant le même métier, vous pourriez avoir plus de temps libre à consacrer à votre famille, à vos enfants, à vos loisirs ! Imaginez qu’en consacrant moins d’heures chaque semaine à votre travail, vous pourriez obtenir au minimum les mêmes résultats, voire les améliorer ! Il est même fort probable qu’en faisant des économies de temps, vous fassiez également des économies d’argent ; et tout le monde sait bien que l’argent économisé, c’est de l’argent gagné ! Alors n’attendez plus, mettez un grand coup de balai dans votre emploi du temps et optimisez-le grâce à la loi de Pareto des 80/20 !
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